Dans cadre de l’apprentissage de la méthode agile et de mon métier de Product Manager (que vous avez découvert via mes articles : Présenter son projet, Organiser ses sprints, Réussir sa rétrospective), je vous présente maintenant l’importance du Backlog Grooming.
Avant de voir le côté grooming (toilettage en français si vous vous demandez le pourquoi de la photo ci-dessus :-)), rappelons-nous d’abord la réponse à la question suivante :
Qu’est-ce qu’un Backlog ?
Le Product Backlog est bien plus qu’une simple liste de tâches sur Jira. Il s’agit d’une compilation soigneusement priorisée concernant toutes les fonctionnalités nécessaires pour créer un produit digital de qualité. C’est ma documentation vivante du produit : le Product Backlog évolue constamment pour refléter les besoins changeants et les exigences du marché. Je le construis avec toutes les parties prenantes du projet afin de préserver au mieux notre harmonie au niveau de la coordination.
Le Backlog Grooming est une étape clé du processus agile. Elle consiste à peaufiner les user stories du Product Backlog avant de les intégrer dans un Sprint. Avant de démarrer une itération ou Sprint, moi et mon équipe, nous devons nous assurer que les user stories soient bien comprises et qu’elles peuvent être réalisées et livrées dans le délai imparti. Cette étape nous permet de garantir la qualité et la faisabilité des éléments du Product Backlog qui seront pris en charge lors de l’itération, ce qui contribue à assurer le succès du Sprint et du produit final.
Nous allons voir plus en détails les objectifs du backlog grooming, son déroulement, ainsi que les bonnes pratiques concernant ce dernier.
Les objectifs du backlog grooming
Le Backlog Grooming me pose des objectifs précis à accomplir de la manière suivante :
- J’élimine les user stories qui ne sont plus pertinentes ou nécessaires, afin de maintenir un backlog clair et concis.
- Je développe et j’ajoute de nouvelles user stories en fonction de l’évolution des besoins du client (bien que cela se fasse aussi au fil de l’eau), pour garantir que le produit répond aux exigences actuelles du marché.
- Je redéfinis la priorité des user stories pour le prochain sprint, en ajustant l’ordre des éléments du backlog en fonction des priorités commerciales et techniques.
- Je fournis des estimations pour les user stories, en utilisant des techniques telles que le planning poker pour évaluer la complexité et l’effort requis pour chaque élément du backlog.
- Je réévalue les estimations pour les user stories en l’actualisant, pour m’assurer que les estimations sont réalistes et alignées sur la compréhension actuelle des besoins.
- Je décompose les user stories trop volumineuses ou trop complexes pour un sprint en user stories plus petites et plus faciles à gérer, pour permettre une meilleure planification et exécution des sprints.
- J’accorde les priorités et les objectifs entre les équipes.
Les objectifs posés, de quelle manière se déroule mon backlog grooming afin de tous les accomplir ?
Le déroulement du backlog grooming
La responsabilité de diriger les séances de Backlog Grooming appartient généralement au Product Manager, même si cela peut incomber au Scrum Master ou à un autre membre de l’équipe. L’important est de connaître le bon déroulement de celui-ci.
Lorsque je suis responsable du Backlog Grooming, je planifie les séances régulièrement et je m’assure que les bonnes personnes soient invitées. Je me dois donc de respecter le fait que les user stories soient affinées de manière appropriée et que les séances ne dépassent pas leur cadre initial. Enfin, j’envoie une communication de suivi à l’équipe à l’issue de la séance, pour assurer une compréhension claire des décisions prises et des actions à entreprendre.
Les clés du succès des séances de Backlog Grooming résident dans une direction efficace, indépendamment de la personne qui en est chargée, afin de garantir que ces séances contribuent à maintenir un backlog de qualité et à améliorer la collaboration et la communication au sein de mon équipe agile.
Les clés du succès résident également dans la bonne représentativité des parties prenantes. Il n’est pas vital d’inviter toute l’équipe entière, toutefois je fais en sorte que chaque partie doit être représentée que ce soit au niveau du produit, de la mise en œuvre ou de l’assurance qualité.
Optimiser la gestion de son backlog
Afin d’optimiser son grooming, je recommande de créer un backlog produit DEEP et de garder un œil sur l’interdépendance des tâches entre elles.
DEEP signifie :
- Détaillé : chaque élément de mon backlog doit contenir suffisamment d’informations pour créer un scénario utilisateur efficace, permettant aux développeurs de traiter la tâche ou le ticket de manière autonome.
- Évolutif : un backlog produit de qualité doit rester en constante évolution, avec la possibilité d’ajouter de nouveaux éléments, d’enrichir les informations existantes ou de supprimer des éléments en fonction des besoins changeants. Je dois donc le rendre le plus flexible possible.
- Estimé : je réalise tous les tickets de telle sorte qu’ils doivent être estimés en termes de temps ou d’efforts nécessaires pour les réaliser, en utilisant un indicateur de mesure standard, tel que la quantité de temps nécessaire pour accomplir une tâche ou les story points.
- Priorisé : je hiérarchise les tâches en fonction de leur importance, en mettant en priorité celles directement liées à l’objectif du sprint, et en traitant les autres dans un second temps.
Je recommande de vérifier l’absence de dépendances entre les tickets lors de la hiérarchisation des tâches. Si des dépendances existent, il est essentiel de les traiter en priorité en les indiquant clairement, afin que l’équipe puisse éviter de démarrer accidentellement une tâche qui n’est pas prête. En précisant les dépendances, mon équipe pourra hiérarchiser efficacement les tâches et travailler de manière fluide, sans être entravée par des obstacles imprévus.
En résumé
Un Backlog nécessite un entretien récurrent, le Backlog Grooming formalise cela à travers ses objectifs, son déroulement et ses bonnes pratiques à suivre. Le focus a été mis sur la compréhension approfondie de ces éléments clés.
En appliquant les bonnes pratiques, telles que la définition des objectifs, le suivi des dépendances et l’estimation des efforts, le backlog grooming contribue à améliorer la collaboration, l’efficacité et la qualité des livrables dans le cadre d’un projet Agile.
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