Dans le quotidien de l’entreprise, le temps est précieux. Très précieux. L’agenda Outlook toujours constellé de petites cases bleues, illustre autant de réunions durant lesquelles de la valeur est attendue par les participants et leurs N+1. L’efficacité de la collaboration est indispensable. Dans cette quête de productivité, les outils de gestion modernes promettent de guider les équipes. Comme par magie.
Savons-nous bien les choisir et en tirer le meilleur ? Pas sûr. De plus en plus nombreuses, de plus en plus complexes et interconnectées, ces applications peuvent devenir un vrai cauchemar si elles ne sont pas maîtrisées et s’il n’y a pas une adhérence forte des équipes.
Nous nous pencherons sur une sélection d’outils, tels que Jira, Asana, Azure DevOps, Teams et bien d’autres encore, révélant leur valeur ajoutée, leur distinction par rapport à la concurrence, et leur contribution à la réussite de nos objectifs. Avec quelques conseils pour les équipes en adoptant, dans le choix de vos applications et des process liés, une approche produit agile.
NB : Ici outil fait référence à des logiciels et applications, souvent en mode Saas. Mais pour moi un outil peut aussi être une méthode, un modèle, un concept, un événement et aller bien au delà. N’hésitez pas à consulter la catégorie dédiée de ce blog.
La suite Atlassian
La valeur de ces outils réside dans leur capacité à libérer les équipes de la routine des tâches répétitives, à favoriser une collaboration fluide, et à stimuler l’innovation. Confluence, par exemple, offre aux équipes une plateforme de collaboration basée sur le Web pour créer et partager des documents, des wikis, des tableaux de bord, et des espaces de travail, facilitant ainsi la centralisation des connaissances et la planification des projets. Documenter étant, comme nous l’avions vu, un véritable enjeu.
Jira Software, l’outil de gestion de backlog leader du marché, permet aux équipes de planifier, suivre, et livrer des projets/produits de manière efficace. Avec des fonctionnalités telles que le suivi des tâches, la gestion des sprints, la gestion des dépendances, et les rapports et analyses. Jira Software offre un ensemble complet d’outils pour améliorer la gestion de projets. Certains diront que, par sa conception, il a dévoyé ou du moins orienté l’esprit agile, mais c’est un autre débat.
Son petit frère, Jira Product Discovery, quant à lui, se distingue comme un outil essentiel pour capturer, évaluer, et prioriser les idées de produits. En offrant des fonctionnalités telles que la centralisation des insights, la création de roadmaps, et le lien avec le backlog de delivery, Jira Product Discovery aide les équipes produit à mieux comprendre les besoins des utilisateurs et à prendre des décisions éclairées sur la priorisation des fonctionnalités.
Trello, enfin, se distingue par sa simplicité et son interface conviviale. Cet outil de gestion de projet permet aux utilisateurs de créer des tableaux Kanban pour organiser leurs tâches et leurs projets, facilitant ainsi la gestion de projets de manière visuelle et intuitive. C’est un Jira « light » très accessible avec une offre freemium, très appréciée des petites équipes et des étudiants. L’une de ses forces, outre sa simplicité d’utilisation (versus l’usine à gaz Jira) est la présence de Power ups qui permettent de connecter des applications externes pour des tâches diverses. Vous pouvez par exemple générer automatiquement un planning de Gantt depuis Trello.
Avec ces quatre applications Atlassian maîtrise donc la Delivery comme la Discovery. En face nous avons de nombreux acteurs.
La suite Microsoft
Azure DevOps, auparavant connu sous le nom de Visual Studio Team Services (VSTS), émerge comme une suite complète d’outils de développement logiciel offerte par Microsoft. Cette plateforme vise à simplifier et à automatiser l’ensemble du cycle de vie du développement logiciel, de la planification initiale à la livraison en production, en passant par le suivi et la gestion du code source, la construction, les tests, et le déploiement.
Ajouter Office 365 / Sharepoint à votre arsenal collaboratif, c’est comme élargir votre boite à outils avec des instruments polyvalents. Office 365 offre une suite complète d’applications telles que Word, Excel et PowerPoint, parfaites pour la création et l’édition de documents professionnels. Sharepoint, quant à lui, fonctionne comme un centre de données centralisé, permettant le stockage sécurisé des fichiers et la collaboration en temps réel sur des projets. Vous pouvez créer, modifier et partager des documents directement depuis votre navigateur, en collaboration avec vos collègues, peu importe où ils se trouvent.
Microsoft Teams, en tant que plateforme de communication et de collaboration basée sur le cloud, offre aux utilisateurs une variété de fonctionnalités pour aider à communiquer et à collaborer efficacement. Avec des fonctionnalités telles que le chat en temps réel, les réunions vidéo et audio, et les espaces de collaboration, Microsoft Teams facilite la collaboration entre les membres des équipes.
Les alternatives
Face à ces grands acteurs du marché des outils de gestion, ces plateformes se distinguent par leur convivialité, leur adaptabilité, et leur intégration harmonieuse avec d’autres applications. Notion, par exemple, offre une plateforme de productivité tout-en-un qui permet aux utilisateurs de créer des notes, des bases de données, des wikis, des tableaux Kanban, des calendriers, et des rappels, dans un environnement flexible et personnalisable.
Monday.com se démarque également en offrant une plateforme de gestion de projets qui permet aux équipes de collaborer, de suivre les progrès, et de livrer des projets/produits. Avec des fonctionnalités telles que les vues personnalisées, l’automatisation des tâches, et les intégrations avec d’autres applications, Monday.com offre une solution complète pour la gestion de projets.
Asana est une plateforme de gestion du travail qui aide les équipes à organiser, suivre, et gérer leurs projets de manière efficace. Avec des fonctionnalités telles que la création de tâches et de projets, le suivi de l’avancement du travail, et la collaboration en temps réel, Asana facilite la coordination des efforts au sein des équipes.
Linear, de son côté, se positionne comme un outil de planification et de gestion de projets en ligne qui aide les équipes à planifier, suivre, et livrer leurs projets. Linear peut être utilisé comme un outil de gestion de backlog, avec les fonctionnalités habituelles de ces derniers.
Slack se démarque par sa structure de canaux organisés, permettant aux utilisateurs de créer des discussions thématiques et de partager des fichiers de manière intuitive. L’application propose des intégrations avec de nombreuses autres applications, permettant aux équipes d’accéder rapidement à toutes les informations nécessaires depuis une seule plateforme.
Discord, initialement conçu pour les communautés de jeux, propose une approche plus informelle de la collaboration. Il offre des fonctionnalités telles que les canaux vocaux, les salons textuels personnalisables et une ambiance décontractée qui favorise l’échange informel entre les membres de l’équipe.
Google Drive est comme un coffre-fort en ligne de fonctionnalités pour rendre le partage et la collaboration sur les fichiers super simples. Avec sa facilité d’utilisation et sa compatibilité avec les outils Google comme Docs, Forms, Meets, Gmail, Agenda …, c’est un compagnon idéal pour le travail en équipe. Il propose des fonctionnalités avancées telles que la gestion des versions, les commentaires en ligne et la possibilité de définir des autorisations d’accès personnalisées pour chaque fichier. En l’incorporant dans leur flux de travail, les équipes peuvent centraliser leurs fichiers, faciliter la collaboration et accroître leur productivité, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.
Les utilisateurs de macOS/iOS, peuvent utiliser toutes ces applications qui existent la plupart du temps en version app ou web. Néanmoins Apple propose aussi sa suite de logiciels de bureautique collaborative ainsi que (presque) toutes les applications associées. Il manque néanmoins certaines briques qui n’ont pas encore été investies pour représenter une suite complète qui ne nécessiterait pas l’intervention d’un autre éditeur. Une « messagerie » comme Teams par exemple.
Mon choix ? Le meilleur des deux mondes
Mon choix se tourne vers l’union synergique des suites Atlassian et Microsoft. Cette approche combine le meilleur des deux mondes en offrant une gamme complète d’outils couvrant tous les aspects de la gestion de projets et de la collaboration.
Avec la suite Atlassian, les équipes bénéficient d’une gestion agile et efficace des projets, de la centralisation des connaissances, et de la planification stratégique grâce à des outils comme Jira, Confluence et Trello.
En parallèle, l’intégration de Microsoft Teams offre une plateforme de communication unifiée permettant une collaboration transparente, des réunions fluides et une gestion simplifiée des fichiers. Cette combinaison garantit une meilleure coordination entre les membres de l’équipe à tous les niveaux, du développement des idées à leur concrétisation, assurant ainsi une synergie optimale et une efficacité accrue. Teams peut même être l’application principale sur laquelle vous connectez les autres pour un accès rapide et efficace.
Une approche produit et agile pour définir son besoin et ses process ?
Dans cette phase de mise en place des outils collaboratifs, nous sommes confrontés à deux scénarios distincts : soit vous partez de zéro, laissant ainsi une liberté totale dans le choix des outils en fonction de vos besoins spécifiques, soit vous rejoignez un environnement où des outils sont déjà en place, nécessitant une prise en compte minutieuse de l’historique existant.
Dans les deux cas, il est vivement recommandé d’adopter une approche proactive et orientée vers la productivité et la collaboration. Une démarche de découverte authentique, incluant des ateliers d’échange et un processus itératif d’adoption des outils et des bonnes pratiques, permettra à chaque membre de l’équipe de contribuer à partir de son expérience et de son expertise. Chaque collaborateur, avec son historique et son expérience, pourra ainsi apporter sa pierre sur ce qu’il a vu marcher, et ce qu’il a vu échouer, en l’adoptant à son nouveau contexte.
D’expérience, les duos Atlassian (Jira Confluence) et Teams (Office 365, SharePoint, Teams) sont souvent privilégiés dans les grandes entreprises, bien que cela puisse entraîner des défis de redondance et de fragmentation des informations. Tellement privilégié, qu’un Ticket est souvent nommé « Un Jira », un message « un Teams ». Cependant, en établissant des processus d’utilisation communs et en favorisant le partage d’expérience au sein de l’équipe, vous pouvez surmonter ces défis et exploiter pleinement le potentiel de chaque outil. Sans oublier de les challenger régulièrement lors des Retrospectives et ateliers dédiés. L’adhésion de l’équipe, obtenue grâce à sa participation active et à une démarche de formation, est indispensable. Il n’est pas exclu de faire appel à des experts de ces solutions afin d’aller plus loin dans la réflexion et utiliser à 100% ces applications.
Les outils de gestion accroissent les capacités de l’agilité et de la productivité. Qu’ils soient des géants comme Azure DevOps ou des innovateurs comme Notion, ces outils guident les entreprises vers la réussite… s’ils sont bien utilisés. Leur valeur réside dans leur capacité à libérer les équipes de la routine, à catalyser l’innovation, et à favoriser une collaboration fluide.
Dans ce panorama des outils de gestion et d’agilité, nous n’avons fait qu’effleurer la surface des possibilités offertes pour améliorer la productivité et la collaboration au sein des entreprises modernes.
Dans notre prochain article, nous explorerons le domaine du développement et de la gestion du cycle de vie des applications (ALM/DevOps), où des outils tels qu’Apowermirror, Appium, BrowserStack, Github, Gitlab, Jenkins, Selenium, et Sonarqube se dressent comme des piliers indispensables pour garantir la qualité, la performance, et la sécurité des applications logicielles.
Nous verrons également l’analyse de données et la business intelligence, l’expérience utilisateur (UX) et le design, ainsi que la communication, le marketing et le support client.
Nous conclurons cette série en explorant les possibilités d’automatisation, d’intégration et de gestion des tâches pour une efficacité opérationnelle maximale.
Restez à l’affût pour des informations approfondies et des conseils pratiques sur ces sujets essentiels pour la croissance et le succès de votre entreprise.
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